Come organizzare l’agenda, se sei un procrastinatore

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Per un procrastinatore, capire come organizzare l’agenda potrebbe essere la chiave di volta ai vari tentativi di riuscire a far tutto senza affanno e spreco di energie.

D’altronde, oggi ci sono diverse soluzioni a riguardo: dall’ agenda elettronica gratis alle agende organizer cartacee, passando per il bullet journal per i più creativi.

Ma siamo sinceri: quanto è faticoso uscire dal loop del “domani lo faccio“, “dopo mi alzo e comincio a studiare” oppure “ancora 10 minuti e mi preparo per andare in palestra”.

Da leggere: Iscrizione in palestra:meglio gennaio o settembre?

Lo capisco, ci sono passata anche io. Ma ti posso assicurare che organizzare l’agenda come supporto ai tuoi impegni è un buon primo passo.

Agenda elettronica gratis o cartacea?

C’è chi la sceglie cartacea e chi la vuole gratis ed elettronica: l’agenda è uno strumento molto potente che ci ricorda cosa dobbiamo fare e soprattutto se stiamo lavorando per i nostri obiettivi oppure no.

Capire come organizzare un’agenda non è difficile, l’importante è sceglierla del formato più adatto al nostro stile.

Come capire quale formato è meglio per noi? Vediamo insieme le differenze tra questi strumenti e quindi a chi si addicono di più.

Iniziando dall’agenda elettronica, quali sono i principali vantaggi?

  • Sicuramente, sono più intuitive: basta un clic e sposti l’appuntamento oppure lo elimini.
  • Secondariamente, sono comode. Ce le hai sempre con te e in ogni dispositivo tu ne abbia bisogno: cellulare soprattutto, ma anche tablet e pc.
  • Altro aspetto da non sottovalutare, sono molto utili a chi organizza eventi come riunioni o follow up in ufficio: per coinvolgere gli altri è sufficiente creare un evento in calendario e inserire la loro email.

Ok, mi piace! Quale agenda elettronica posso usare?
Una buona agenda elettronica gratis è sicuramente Google Calendar, un servizio interessante che ti permette di schedulare i tuoi impegni sia da telefono sia da computer.

l'agenda elettronica gratis
Fonte: Google Calendar

Il vantaggio, oltre a quello di non richiedere l’installazione su pc è la possibilità di scegliere come organizzare l’agenda tra annuale, giornaliera, settimanale o mensile.

Microsoft Outlook è altrettanto facile da utilizzare: con questo tool si ha la possibilità di sincronizzare i contatti e organizzarli in una rubrica, ma è bene sottolineare che non è proprio gratis. L’ agenda elettronica di Microsoft, infatti, è utilizzabile solo dopo aver scaricato l’intera suite di Office.

Ultima, ma non per importanza è Fantastical, di nome e di fatto! 🙂

Tuttavia, se sei un procrastinatore oppure ti sta approcciando ora all’organizzazione, l’agenda cartacea è sicuramente quella che mi sento di consigliarti, ti spiego perché.

Parlando dell’agenda elettronica, abbiamo visto che uno dei vantaggi è di certo la comodità di aver sempre a portata di mano i propri appuntamenti. E’ anche vero che, per chi non è abituato a consultarla, è meglio averne una fisicamente con sé: se hai un’agenda cartacea te la devi portare in giro, e quando ce l’hai, la vedi, la consulti.

E se la dimentico?
Beh, l’obiettivo è proprio quello che tu faccia uno sforzo ogni giorno per ricordarti di portarla dietro: in questo modo metti il focus sull’organizzazione.
Anche perché il cellulare, invece, non lo porti con te per l’agenda, ma ce lo hai sempre quindi non é detto che ti ricordi di guardarla. Anche l’organizzazione è un’abitudine e, come tale, va stimolata ed esercitata! 😉

Un altro motivo per cui è meglio usare l’agenda cartacea riguarda la modifica/cancellazione degli appuntamenti, azioni tipiche dei procrastinatori: come dicevamo prima, l’agenda elettronica è più intuitiva e soprattutto è più facile spostare e cancellare gli appuntamenti, basta un semplice movimento col dito.
Immagina, invece, pasticciare l’agenda cartacea per spostare di continuo: bisogna cancellare, scarabocchiare, ancora cancellare… Mentalmente è un’azione molto più fastidiosa e impegnativa, perché poi se ne vedono le conseguenze (bianchetto, sbavature, eccetera)… E ad alcuni dà pure fastidio! Ma ne parleremo in un altro articolo, sul perfezionismo. 😉

Ora che abbiamo parlato anche di agenda cartacea, per chi è dunque indicata l‘agenda elettronica gratis o a pagamento? Per chi è già bravo con l’organizzazione e per chi ha bisogno di un reminder.

Ad esempio, io per lavoro faccio diversi appuntamenti telefonici e non, in orari precisi. In questi casi avere un reminder impostato 10 minuti prima mi aiuta molto a rispettare gli orari.

Ma come bisogna organizzare l’agenda per renderla funzionale?

Organizzare l’agenda: come impostarla in entrambi i casi

Se ti stai chiedendo come organizzare l’agenda per far sì che diventi un valido supporto, ti consiglio innanzitutto di decidere a monte un momento della settimana in cui farlo: può essere il lunedì mattina, la domenica pomeriggio o un altro momento in cui sai che puoi ritagliare mezz’ora del tuo tempo per pianificare la tua settimana.
Qui ti elenco alcuni punti da tenere in considerazione quando la compili.

Innanzitutto, parti dai tuoi:

1. Impegni fissi

La prima cosa da fare, infatti, è segnare in agenda gli appuntamenti fiss(at)i, i “to do”.

Ad esempio, per uno studente potrebbero essere le lezioni da frequentare, per un lavoratore le riunioni. Oppure, un corso in palestra che sappiamo esserci solo a una determinata ora, un appuntamento che abbiamo con un amico, e così via.

Insomma, tutto ciò che deve essere fatto necessariamente in un certo orario e giorno, è da segnare subito: in questo modo, sappiamo già i momenti della giornata in cui siamo impegnati e, di conseguenza, quelli in cui possiamo inserire altre attività.

2. Obiettivi

A proposito di attività da inserire… Quali attività?
In questa categoria, è bene includere ciò che dobbiamo fare in base agli obiettivi che abbiamo.
Ad esempio, se ho l’obiettivo di correre una maratona, sicuramente inserirò durante la settimana degli allenamenti di corsa.

Da leggere: Per l’anno nuovo: buoni propositi oppure obiettivi?

3. Priorità
Una volta chiare le attività da svolgere, abbiamo un elenco di cose da fare, ma come inserirlo?
Troppo spesso si ha la tendenza a fare prima le cose che ci vengono più semplici, o che ci piacciono di più. E lo capisco. E’ anche vero che, in questo modo, spesso la conseguenza è non raggiungere l’obiettivo.
Una domanda che aiuta a capire se un’attività è una nostra priorità può essere: questa azione, mi avvicina all’obiettivo?
Ad esempio, se ho nel mio elenco andare due giorni in montagna per rilassarmi e studiare per l’esame, e l’esame in questione è la settimana successiva e io sono indietro mi devo chiedere: tra queste due attività, quale mi avvicina di più all’obiettivo dare l’esame?

4. Check
Adesso che l’agenda è stata strutturata e usata, è il momento di verificare com’è andata: che senso ha lavorare per obiettivi se poi non verifichi come sta andando?
Infatti, l’obiettivo è capire se hai effettivamente fatto tutto ciò che desideravi e/o organizzato accuratamente: meglio accorgersene dopo una settimana che svegliarsi dopo sei mesi di lavoro e rendersi conto che non si è nemmeno vicino agli obiettivi.

In che momento della settimana fare il check?
Potrebbe essere fatto la domenica pomeriggio o il venerdì prima di uscire dall’ufficio, dipende da te e da ciò che fai nella vita.
Io ad esempio ogni venerdì dalle 17 alle 18 ho la mia ora dedicata a fare un check sulla settimana: verifico come sono messa per i miei obiettivi, come sono andati gli appuntamenti fatti, come mi sono sentita (ad esempio sovraccarica o libera, entusiasta o stressata, eccetera). Questo mi aiuta innanzitutto a rendermi conto del lavoro svolto e poi a capire se posso migliorare qualcosa.
Ad esempio, se mi sono sentita sovraccarica, magari la settimana successiva distribuisco ciò che faccio in modo diverso.

Detto ciò, spero che questo articolo ti sia servito a capire come organizzare l’agenda – se ancora non l’avevi fatto. E, tornando per un attimo all‘agenda elettronica gratis, me ne sapresti indicare altre nei commenti?

Devo però confessarti una cosa: ahimè, mi dispiace dirtelo, non c’è agenda che tenga se non lavori sulla motivazione: se procrastini, tendenzialmente è perché non hai ben chiaro il motivo per cui dovresti fare quell’azione o magari non è particolarmente forte per te.

Quindi coltiva prima di tutto questo aspetto!

Alla prossima,

Loredana

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